Должность секретаря долгое время являлась самой желанной для множества представительниц прекрасного пола. Раньше, как правило, от такого сотрудника практически ничего не требовалось, кроме привлекательной внешности. Однако сейчас все поменялось, порой такой сотрудник является важной частью коллектива и должен быть готов к выполнению множества функций. Как следствие, зачастую он бывает сильно загружен работой. О том, в чем же заключаются эти обязанности, каким требованиям необходимо соответствовать, чтобы получить предложение о работе, читайте в этой статье.
Особенности
Профессия «секретарь» своими корнями восходит ко временам Древнего Рима. «Секретарями» являлись доверенные лица императоров – мужчины, имевшие большое политическое влияние. Свое новое начало эта профессия получила в годы Первой мировой войны, но уже подразумевала под собой выполнение совсем других обязанностей. До нашего времени дошли лишь отголоски первоначального значения «секретаря» в виде таких должностей, как генеральный секретарь и государственный секретарь.
В наши дни профессия секретарь-референт требует выполнения работы, связанной с документами, организацией делопроизводства, управлением оргтехникой и другими функциями. Важными навыками для секретаря-референта считаются коммуникабельность и внимательность. Приставка «референт» означает, что сотрудник будет общаться с начальством по поводу различных рабочих дел. Очевидно, что конкурентность среди желающих занять эту должность высокая, особенно в больших фирмах или компаниях. Специфика навыков, которыми должен обладать секретарь, иногда может зависеть от области деятельности фирмы. Проще говоря, в фирме, занимающейся сбытом техники, секретарю нужно будет знать тонкости ведения бизнес-переговоров. Однако это вовсе не обязательно, для каждой компании все индивидуально.
Крупные рекрутинговые компании утверждают, что эта должность, наряду с должностью водителя и другими подобными вакансиями, предполагает большое количество переработок во внерабочее время. Люди, находящиеся на данных позициях, вынуждены подстраиваться под график начальства и быть готовы работать чуть ли не 24/7. Сейчас популярность набирают «виртуальные секретари», которые выполняют большую часть обязанностей обычного секретаря для тех фирм, которые не имеют возможности снимать офис или же попросту этого не делают этого из-за экономии средств. Отдельно нужно отметить важность внешнего вида секретаря. Секретарь должен одеваться в деловом стиле, избегать яркого, эпатажного и неуместного макияжа, причесок.
Не приветствуется использование духов с заметным ароматом, но приветствуется скромный, привлекательный внешний вид.
Должностная инструкция
Данный документ содержит в себе все обязанности, касающиеся деятельности сотрудника. Также должностная инструкция содержит права сотрудника и описание требований к нему. Этот документ содержит информацию и о том, кто должен будет замещать сотрудника в период его отсутствия. Стоит также отметить тот факт, что при необходимости должностная инструкция может быть пересмотрена и изменена. Это может произойти в следующих случаях.
- Изменение обязанностей секретаря-референта.
- Появление изменений в документационном обеспечении организации.
- Появление изменений в структуре организации.
Обязанности
Ниже представлены основные обязанности секретаря-референта.
- Зачастую человек, находящийся на этой должности, отвечает за обеспечение офиса канцтоварами. Также он должен заказывать продукты, если это необходимо. Прямая обязанность секретаря – заказывать кулер с водой и следить за его наполненностью.
- Секретарь-референт должен принимать звонки для руководителя и производить их «отсев».
- Также он должен организовывать порядок приема посетителей.
- Человек, находящийся на этой должности, подчиняется непосредственно генеральному директору компании. Таким образом, большая часть выполняемых обязанностей будет связана с его просьбами и приказами.
- Список обязанностей также включает в себя прием и отправку принимаемой и отправляемой корреспонденции, подготовку любых необходимых документов по просьбе генерального директора, контроль документов, которые директору необходимо подписать.
- Секретарь также передает необходимую информацию от директора к работникам и наоборот, вызывает работников к директору по необходимости.
- Данный сотрудник также часто взаимодействует с административно-хозяйственным отделом. Иногда он может согласовывать с сотрудниками этого отдела вопросы обеспечения офиса канцелярскими принадлежностями и инвентарем. В отличие от первого пункта, описанного выше, данный пункт не всегда прописывается в должностных инструкциях секретаря-референта.
- Секретарь должен заказывать билеты на самолёт и бронировать комнаты в отелях в случае, если директор или другие сотрудники отправляются в командировку.
- В некоторых организациях секретарь должен уведомлять начальство и/или других сотрудников о предстоящих празднованиях, днях рождениях сотрудников и праздничных днях. Иногда этим занимается HR-специалист.
- Секретарь ежедневно должен готовить приемную директора к началу нового дня – включать свет, офисную технику (принтер, компьютер и так далее), готовить необходимые документы.
Ответственность
Секретарь-референт должен ответственно относиться к документообороту и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию. Такой сотрудник несёт ответственность за сохранность документов и их своевременную подачу начальству. Секретарь несёт ответственность за невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции, т. е. за невыполнение своих рабочих функций, в том числе и таких нарушений, как опоздания. У сотрудника могут возникнуть проблемы, если он будет халатно относиться к работе с документацией.
Ответственность несётся за разглашение конфиденциальной информации, которая относится к разряду «коммерческой тайны». Сотруднику запрещается портить инвентарь, в частности, мебель, предоставленный ему или принадлежащий компании. Секретарь несёт ответственность за бестактное или грубое отношение к сотрудникам. Так как он сообщается со всеми другими сотрудниками практически ежедневно, то секретарь должен быть неконфликтным и дипломатичным.
Отсутствие демонстрации данных качеств может привести к увольнению секретаря.
Права
В первую очередь секретарь-референт имеет право запрашивать различные документы, необходимые ему для работы у различных сотрудников. Секретарь может распределять поступившие телефонные звонки в зависимости от их важности на свое усмотрение. То же касается и порядка принятия посетителей в приемной. Он также может требовать объяснений от сотрудников, если имело место дисциплинарное нарушение. Секретарь-референт также имеет доступ к документам под грифом «конфиденциально».
Уволить или нанять такого сотрудника может лишь генеральный директор, а не глава отдела или департамента, как в других случаях. То же касается и вынесения выговоров. Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по поводу улучшения работы с документацией или методов управленческого труда. Также он может оптимизировать некоторые рабочие процессы. Как и любой другой сотрудник, он имеет право требовать создания комфортных условий для труда и даже может в устной форме требовать объяснений от сотрудников, нарушающих трудовую дисциплину.
Знания и навыки
Как правило, работа секретаря оценивается исходя из его исполнительности и оперативности. Таким образом, другие навыки являются второстепенными. Сотрудник должен уметь общаться с людьми, вести переговоры, иметь грамотно поставленную речь. Должен уметь решать различного рода организационные вопросы, пользоваться программами Microsoft office – Excel, Power Point, Word и другими.
Образование
Жёстких требований к образованию нет, как и к полученной специальности. Однако образование обязательно должно быть, пусть и среднее специальное. Выпускникам юридических факультетов отдается предпочтение из-за того, что работа по большей части связана с ведением документации. Желателен опыт работы от 1 года. Альтернативой опыту работы может считаться прохождение курсов по подготовке секретарей.
В иностранных компаниях от будущего сотрудника могут потребовать знание того или иного иностранного языка. Секретарь должен быть в состоянии грамотно излагать свои мысли, писать и составлять документы без грамматических ошибок.
Зачастую должностная инструкция может содержать в себе неполный список прав, обязанностей и требований к секретарю-референту. Особенно это касается обязанностей – фактически их список шире.
Место работы
Спрос на данную профессию большой. Как правило, такая деятельность лучше всего подходит молодым специалистам, недавно окончившим учебные заведения. Данная деятельность – это прекрасная возможность узнать структуру работы компании. Считается, что на этой должности можно приобрести хорошие навыки будущего хорошего менеджера. Так как секретарь-референт выполняет широкий спектр обязанностей, то является важным и необходимым сотрудником даже для самых небольших компаний.
В заключение стоит отметить, что шаблон, соответственно которому секретарь должен лишь уметь хорошо варить кофе и отвечать на телефонные звонки, далек от истины. Теперь это специалист широкого спектра.
